Forsker fram metoder for bedre prosjektledelse

Tekst: Anne-Lise Aakervik, frilansjournalist

Store prosjekter, som f.eks. utbygging av flyplassen på Gardermoen, nasjonale veiutbygginger og planlegging og bygging av sykehusbygg, er avhengig av god ledelse og styring. Det krever en helhetlig tankegang og forståelse for folk, prosess og det uforutsigbare. Det er sjelden rett frem.

Prosjekt Norge ble etablert for å skaffe oppdatert kunnskap om prosjektledelse og består av ca. 30 partnere fra næringslivet og det offentlige, samt 5 akademiske institusjoner. Samarbeidet koordineres av NTNU.

– Vi har i 20 år drevet forskning på prosjektledelse i tett samarbeid med næringslivet, sier senterleder for Prosjekt Norge, Bjørn Andersen, som er professor ved Institutt for maskinteknikk og produksjon ved NTNU.

– Innspill til tema og områder vi forsker på kommer fra direkte opplevde problemstillinger. Forskningsprosjektene kobles mot teori og akademiske perspektiver og vi utvikler ny praksis.

Prosjekt Norge består av ca. 30 partnere fra næringslivet og det offentlige, samt 5 akademiske institusjoner

Målet er kontinuerlig forbedring av prosjektgjennomføring både hos partnerne i Prosjekt Norge og i samfunnet ellers.

– Derfor fokuserer vi på produksjon av relevante forskningsresultater som kan få praktisk anvendelse. Slik sikrer vi at beste praksis når ut til langt flere, sier Andersen.

En viktig del av jobben er å måle effekter av det som gjøres for å finne ut om det virker. En nylig gjennomgang av forskningen gjort gjennom Prosjekt Norge viser at de har bidratt mye til endringer i hvordan prosjekter ledes. Andersen påpeker at flere av metodene de forsket frem for 10 eller 20 år siden nå er i daglig bruk. 

Lang tradisjon

Metodikken Prosjekt Norge jobber etter er å bruke resultater fra forskningen og ta det med inn i undervisning om prosjektledelse på NTNU og andre læresteder, samt i kursvirksomhet og videreutdanning. Mange av personene som er involvert i Prosjekt Norge bidrar også aktivt til NTNUs etter- og videreutdanning i prosjektledelse.

Kunnskap som er forsket fram i Prosjekt Norge formidles aktivt gjennom utdanning og kursvirksomhet. Jan Alexander Langlo (t.v.) og Bjørn Andersen i Prosjekt Norge holder begge etter- og videreutdanningskurs i prosjektledelse ved NTNU. Foto: Fartein Rudjord/NTNU

De første tilbudene ble opprettet på bakgrunn av en offentlig granskning av prosjektene på norsk sokkel på slutten av 70-tallet. Granskningen avdekket manglende kompetanse på styring av store, komplekse prosjekter. Derfor tok Statoil og Hydro initiativ til å opprette et videreutdanningsprogram i prosjektledelse ved daværende NTH. Programmet startet i 1983. Dette samarbeidet med næringslivet førte etterhvert også til opprettelsen av Norsk Senter for Prosjektledelse i 1999 og etter en del endringer ble senteret omdøpt til Prosjekt Norge i 2014. I dag er både BI, SINTEF, NMBU og Universitetet i Agder med som forskningspartnere og et 30-talls store og små etater og bedrifter i Norge.

– Det at dette er et partnerdrevet prosjekt er viktig, sier Andersen. – Da vet vi at problemstillingene vi forsker på er rykende aktuelle og at det er mange som har de samme utfordringene. Prosjektledelse som fag er jo veldig anvendt. Det er ikke noe man kan forske på fra kontoret eller i et laboratorium. Det må skje i samarbeid med folk som føler problemene på kroppen. Forskningen vår produserer ny kunnskap og får frem nye verktøy som videreformidles til deltagerne og andre som jobber med oss.

Deling av kunnskap

– En annen side ved Prosjekt Norge er at vi fungerer som en arena for deling av kunnskap mellom partnerne; privat næringsliv, det offentlige og akademia, sier Andersen.

Gjennom året har Prosjekt Norge en rekke arrangementer, fra store konferanser til klassiske foredrag og treff i «communities of practice», faglige fokusgrupper der virksomheter møtes og forteller hva de gjør, og hvordan de benytter ulike verktøy i prosjekter.

Deling av kunnskap er en viktig del av Prosjekt Norge. Her holder Ole-Petter Thunes, adm.dir. i Rambøll, innlegg under Prosjekt 2018, som er Prosjekt Norges årlige prosjektkonferanse. Foto: Wenche Langholm/Prosjekt Norge

Prosjekt Norge gir partnerne mulighet til å møtes utenfor kontrakts- og forretningsmessige transaksjoner. Mange er til daglig konkurrenter eller jobber for hverandre. Her viskes hierarkiet ut og det er mulig å diskutere åpent om det som går bra, og utfordringer man støter på.  

– Vi er en naturlig møteplass for å finne ut hva som er viktig å forske på, og for å søke midler og sette sammen grupper som kan søke Forskingsrådet om midler til konkrete prosjekter, sier Andersen.

Sikrer og evaluerer

Prosjekt Norge satte for eksempel søkelyset på reformen der Vegvesenet nå skal overføre ansvaret for fylkesveiene til fylkeskommunene.

– I dette tilfellet gjennomførte vi et seminar der ulike aktører diskuterte utfordringer så vel som fordeler ved reformen, og vi bidrar med kunnskap om hvordan en kan sikre at kompetanse ikke går tapt på veien.

I tillegg har fagmiljøene vært med å evaluere utbyggingen av terminal 2 på Gardermoen, et av Fastlands-Norges største byggeprosjekter. Det har stort sett vært vellykka, men også her er det ting som ikke har fungert så bra. Evalueringen skal sikre at flest mulig kan lære av både de gode og de dårlige valgene.

Bjørn Andersen har jobbet med prosjektledelse i 25 år, men blir fremdeles overrasket over hvor vanskelig man har for å lære av andres feil.

– Det slår meg stadig vekk at uansett hva vi forsøker å lære bort om kunnskapsledelse og erfaringsoverføring, basert på såkalt dobbel- og trippelloop-læring osv. så kan det virke som om du ikke lærer så mye av andres feil hvis du aldri har erfart å feile selv. Det viser bare at vi fortsatt må jobbe for at flere kan bruke metoder som bidrar til god gjennomføring.

Bedre nye veier

Johan Arnt Vatnan, prosjektdirektør i Nye veier. Foto: Kim Sørenssen/Nye veier

En av partnerne i Prosjekt Norge er Nye Veier. Dette er statens nye veiselskap som skal gjennomføre statlige utbygginger både bedre, raskere og billigere enn før. De skal være en innovativ aktør på veiutbygging, da må de tenke nytt. Derfor var det naturlig å være en aktør i Prosjekt Norge.

I førersetet for gjennomføringen av E6 Trøndelag finner vi Johan Arnt Vatnan. Han har vært med på mange byggeprosjekter, blant annet St. Olavs Hospital i Trondheim. Dette var et gigaprosjekt der det nye sykehuset ble bygd på tomta av det gamle som fremdeles var i bruk. Erfaringene derfra tar han med seg, og skal han koke ned disse til et ord, velger han «samhandling».

– Samhandling er mitt mantra, sier Vatnan. – Vi har et klart mandat i Nye Veier som gjør at vi må jobbe annerledes, tillitsbasert, integrert og samlokalisert. Det å dra nytte av ny kunnskap og kompetanse som er forsket frem og utviklet gjennom Prosjekt Norge er derfor gull verdt for oss. Vi har ikke kapasitet til å gjøre dette selv. Marginene er små, og da må slike ting vike. Vatnan mener at tilknytningen til Prosjekt Norge sørger for at Nye Veier likevel henger med og er i front når det gjelder prosjektfaget. Han påpeker at både gjennomføringsmodeller og risikostyring er områder som trenger kontinuerlig oppmerksomhet og utvikling.

– I tillegg gir partnerstatusen oss en mulighet til å bruke både master- og doktorstudenter til å følge oss og bidra med kunnskapsutvikling, avslutter Johan Arnt Vatnan.

– Å dra nytte av ny kunnskap og kompetanse som er forsket frem og utviklet gjennom Prosjekt Norge er gull verdt

Les mer om Prosjekt Norge på www.prosjektnorge.no

Lyst til å ta etter- og videreutdanning i prosjektledelse? Se NTNUs fagprogram i prosjektledelse