Tekst: Lisbet Jære

– Det er veldig morsomt å være student igjen. Aldersspennet var fra 25 til 55 år, men i grunnen tenker jeg det aldri er for sent å lære noe nytt, sier Moen, som jobber i det Trondheimsbaserte firmaet, Itema AS.

Han skal nå begynne på masteroppgaven i det erfaringsbaserte masterprogrammet Teknologiledelse og digital omstilling. Moen har alt tatt åtte emner over en periode på to år.

– Av alle emnene var det Praktisk prosjektledelse som var mest relevant for min del. Det var en nyttig og god vekker for hvordan man best jobber med prosjekter.

Mer arbeid er prosjektbasert

Stadig mer av arbeidsformen i både offentlig og privat sektor er prosjektbasert, og behovet for kunnskap er stort. Praktisk prosjektledelse, NTNUs lengstlevende kurstilbud som har vært undervist årlig i 40 år, kan inngå i masterprogrammet i Teknologiledelse og digital omstilling. Det er Moen svært glad for.

– Jeg hadde jobbet som IT-konsulent i Itema i tretten år. Etter hvert har jeg beveget meg fra å jobbe med ren koding og programmering, til prosjektledelse. Jeg har lenge tenkt det var på tide med faglig påfyll, men var ikke helt sikker på hva jeg skulle satse på.

Så kom han tilfeldigvis borti en artikkel om NTNUs masterprogram i Teknologiledelse og digital omstilling. Interessen ble fanget og han tok noen runder med seg selv – var det dette han skulle satse på? Etter å ha snakket med arbeidsgiver som støttet ideen, bestemte han seg for å gjøre et forsøk.

– Jeg begynte å studere igjen i 2021, og magefølelsen som hadde sagt at dette var relevant og riktig stemte. Arbeidserfaring gir mange knagger å henge nye begreper og metoder på. Å få en teoretisk tilnærming til et fag man har praktisk erfaring i kompletterer kunnskapene på en god måte.

Arbeidserfaring gir mange knagger å henge nye begreper og metoder på. Å få en teoretisk tilnærming til et fag man har praktisk erfaring i kompletterer kunnskapene på en god måte.

Trenger å lære om kvalitetssikring

Praktisk prosjektledelse går gjennom hvordan et prosjekt skal drives fra A til Å. For Moen ble det spesielt interessant å lære om kvalitetssikring, og hvilke analyser en bør gjøre gjennom hele prosjektet.

– Kvalitetssikring var noe foreleser Jan Alexander Langlo terpet mye på; som viktigheten av å avklare forventninger hos sluttbrukere og kunder før prosjektet startet slik at en faktisk satser på riktig løsning og prosjekt. Det er overraskende mange prosjekter som feiler på dette, kanskje spesielt i offentlig sektor. Et aktuelt eksempel er Helseplattformen, der det kanskje ble valgt feil løsning fra dag én. Bestiller en for eksempel IT-løsninger uten å involvere sluttbrukerne, kan det få svært alvorlige følger.

– Håndtering av usikkerhet og risiko var et annet tema jeg fikk stort utbytte av, og har hatt nytte av i ettertid.

Nytteverdi for samfunnet

Emnet Praktisk prosjektledelse har nytteverdi både for kunder, sluttbrukere og for samfunnet som helhet, mener Moen. Han synes også emnet Strategisk prosjektledelse var et nyttig påheng. Her jobbet de i grupper og fikk teste ut kunnskapene i en simulator, der de ledet et byggeprosjekt for ombygging av et fotballstadion. Både lærerikt og morsomt!

– Jeg mener alle som jobber i prosjekter , og det gjør en jo over alt i samfunnet,  ville hatt nytte av dette. Hadde flere sittet på denne kunnskapen ville flere prosjekter blitt en suksess. Vi lever i et høykompetent samfunn og i en verden i kontinuerlig omstilling. Jeg tror videreutdanning blir viktigere og viktigere framover.

Ikke bare lærte han noe nytt som han har bruk for i jobben. Det var også veldig gøy.

– Inntrykket mitt fra samlingene var at alle trivdes og syntes det var artig. En får en ny giv i hverdagen, og bygger også nettverk.

Blir bare viktigere og viktigere

En forelesning i Praktisk prosjektledelse i 1995 var faktisk det som førte til at førsteamanuensis ved institutt for maskinteknikk og produksjon, Jan Alexander Langlo, endret sin opprinnelige plan om å bli flyingeniør.

For han ble innføringen i prosjektfaget en slags eureka-opplevelse, og han endte til slutt med å ta en doktorgrad i kommunikasjon og prosjektledelse. Nå er han daglig leder for fagprogrammet i prosjektledelse ved NTNU, og har undervist i Praktisk prosjektledelse i over 20 år.

– Prosjektledelse blir bare viktigere og viktigere, også i forhold til klima og miljø. I Norge brukes det hvert år et sted mellom 500 og 1000 milliarder kroner i prosjekter i offentlig og privat sektor.

Nettopp fordi prosjektene representerer en så stor investering og utgjør et så stort fotavtrykk blir det ekstra viktig at det gjøres på en bærekraftig måte. Og så er det selvsagt viktig at man får ut den nytten som man ønsker seg av en slik investering.

Alle prosjekt starter med et behov

Langlo går kort gjennom gangen i det: Ethvert prosjekt starter som svar på et behov. Hva behovet er må være nøye avklart, slik at prosjektet bygger på riktig premiss. Dette krever at en har et godt bilde av hvem som er de viktigste interessentene i prosjektet og hvilke forventninger de har. Så må det settes mål, og dette målet må en være i stand til å kommunisere til andre. Deretter må en få en god oversikt over omfanget, og så kan prosjektet deles opp i mindre bolker. For hver del lages det tids- og kostnadsplaner.

Til slutt kan man begynne å se hvordan dette skal organiseres og hvilke kontraktsformer og insentiver som eventuelt er relevante. Det er også viktig at man har en formening om hvordan aktivitetene i prosjektet skal følges opp, og hvordan håndtere usikkerhet og risiko. Denne informasjonen brukes til å korrigere kursen underveis.

Alvorlig å komme skjevt ut

Praktisk prosjektledelse ble opprettet som svar på store problemer og kostnadsoverskridelser i oljeindustrien for 40 år siden. Men prosjekter der både budsjetter og tidsplan sprekker, hører ikke akkurat bare historien til. («Fornebubanen i rute, men til femdobbel pris», er overskriften i en nyhetssak i Aftenposten mens jeg skriver denne artikkelen.)

– Noe av det alvorligste som kan skje er å komme skjevt ut fra begynnelsen. Kanskje er ikke behovet nok avdekket eller løsningen godt nok gjennomtenkt. I slike tilfeller er det best å stoppe opp, være ærlig på at en ikke har truffet, og revurdere planene, sier Langlo.

Nøkkelen er å finne riktig prosjekt og bli ferdig til riktig tid og til riktig kostnad på en mest mulig bærekraftig måte. Det kan oppsummeres enkelt, men i praksis er det ikke like enkelt.

– Hva mener du er det viktigste for at prosjekter skal fungere?
– Jeg vil trekke fram hvor viktig det er at prosjektleder er god til å kommunisere med alle parter for å avklare blant annet behov, og til å skape forståelse slik at en vet at en jobber mot samme mål. Så er det dette som jeg har snakket om med viktigheten av å ha en god oppstartsprosess. Det tredje er at en må være god til å styre skuta godt underveis, både når det gjelder å følge ruta en har lagt og evnen til å endre kursen der det er nødvendig.

Vil gi deltakerne en verktøykasse

Selv om en del av innholdet i Praktisk prosjektledelse har endret seg siden han begynte å undervise på emnet for 20 år siden, er verktøykassen fortsatt mye den samme.
– Vi er opptatt av at det ikke finnes én oppskrift. Derfor lærer vi bort «en hel verktøykasse av metoder» så man står fritt til å bruke det en vil. Det er «mange veier til Rom» i prosjekter.

– Jeg pleier å si til studentene at ingen blir ekspert av å ta kursene våre, men at det viktigste er å få på plass et vokabular og et rammeverk. Jeg pleier også å si at det er utrolig viktig de bruker tida på samlingene til å bli kjent og lære av hverandres erfaringer, fortsetter Langlo.

Utfordringer i framtida

– Hva tenker du blir viktig i framtida?
– Den største utfordringen for fremtidens prosjektfagkunnskap er at alle som er med for å virkeliggjøre prosjektets resultat i dag får sin betaling mens prosjektet gjennomføres. Eieren har en pengesekk, og alle kjemper om å få størst mulig andel av den. Men ingen har insentiv til å tenke på løsninger som er viktige for bærekraft, nytte og livsløpskostnader, de skal bare levere det fra seg, sier Langlo

– Med tanke på viktigheten av bærekraft framover, mener Langlo at de som utfører prosjektet bør få mer ansvar for hele livsløpet, og kanskje bør inntektene deres være knyttet til hvor godt prosjektets leveranser presterer i livsløpet. Da får de også et insentiv til å tenke helhetlig.