Skriving på jobb

Tekst: Ingrun Furuhaug, NTNU

Ellen Andenæs er førsteamanuensis i anvendt språkvitenskap og forsker på kommunikasjon i arbeidslivet. Hun er ansvarlig for videreutdanningskurset «Skriving på jobb: tekstutvikling, kommunikasjon og klarspråk».

– Noe av det morsomste med kurset er at det er så stort spenn i hva deltagerne jobber med. Har du tenkt over at det faktisk er noen som skriver trafikkregler for jernbanen?

Nick Moe-Pryce. Foto: privat

En som har deltatt på kurset er Nick Moe-Pryce, studieprogramkoordinator ved BI i Oslo. Han er opprinnelig britisk, men har bodd i Norge i 14 år og brukt norsk som arbeidsspråk i en årrekke.

– Det kjennes naturlig å jobbe med norsk skriftspråk, men som utlending tenker jeg kanskje at jeg ikke presterer på samme måte. Det var veldig givende å få oppklart en del ting og tenke mer strategisk rundt skriving.

Skrivekultur

I skrivekurset har deltagerne med seg egne tekster som de skal jobbe med å forbedre. Like viktig er at de skal lære å bli oppmerksomme på skrivekulturen ved arbeidsplassen.

– Kurset står på to bein, forklarer Andenæs. – Det ene er enkelttekstene, hvordan selve teksten kan bli bedre. Det andre er skrivekulturen på arbeidsplassen. Hvem skriver om hva? Hvilke tekster regnes som de viktigste tekstene, hvem skriver dem og hvordan blir de til?

– Det er gjennom å forstå de uskrevne reglene for hvordan man skal skrive at man kan påvirke og gjøre endringer

Å bli klar over skrivekulturen er viktig, for det er gjennom å forstå de uskrevne reglene for hvordan man skal skrive at man kan påvirke og gjøre endringer. For Moe-Pryce var dette spesielt interessant:

– Man møter ofte motstand om man prøver å få til endringer i skrivekulturen, dypt inni oss er vi ganske konservative. Det var virkelig interessant å lære om hvordan man kan endre samarbeidsformer og påvirke selve organiseringen av skrivearbeidet. Skal jeg ta flere studiepoeng, vil jeg gå i den retningen: kulturendring og organisasjonsutvikling.

Andenæs forteller at mange virksomheter gjør mye bra. Noen har egne språkprofiler for eksempel, og selv om mange av dem er nokså like, er det å lage en språkprofil i seg selv et positivt kulturarbeid, mener hun.

– Lånekassens språkprofil er den beste jeg har sett! De oversetter reglespråk til kundespråk etter mottoet «fornøyd på første forsøk», forteller hun entusiastisk.

– Tenk på hvor viktig det er at brukerveiledninger og skjema er lett forståelige. Ett lett tilgjengelig språk og gode illustrasjoner kan spare virksomheten for både frustrerte brukere og hindre telefonkø i førstelinjen.

Alle skriver

I og med at skriftsamfunnet er så selvsagt for oss, er det ikke alltid vi selv oppfatter at vi forholder oss så mye til tekster som vi faktisk gjør. En som hadde meldt seg på skrivekurset, ringte før kursstart og lurte på om hun hadde gjort noe dumt, for «jeg skriver jo ikke så mye, jeg jobber med økonomi og regnskap».

– Men er det ikke mye skriving der da, spurte jeg. Jo, hun måtte medgi at hun skrev mye, men var likevel i tvil om det «gjelds» som skriving, forteller Andenæs med et smil.

– Selv i yrker som vi ikke forbinder med tekst, skrives det. Og selv om de ansatte ikke skriver så mye, er til gjengjeld teksten ofte viktig.

I dag skrives det i så godt som alle yrker. Andenæs viser til en svensk forsker som fotfulgte folk i fire yrker vi tradisjonelt ikke ser på som skriftyrker: sjåfør, snekker, butikkansatt og hjelpepleier. Forskeren fant at selv i yrker som vi ikke forbinder med tekst, skrives det. Og selv om de ansatte ikke skriver så mye, er til gjengjeld teksten ofte viktig.

– Det kan for eksempel få store konsekvenser dersom en lastebilsjåfør skriver feil ved utfylling av skjema.

Et annet eksempel fra studien var gule lapper som butikkansatte skrev ved kassen. De gule lappene virket ubetydelige, men i virkeligheten hadde de reell innvirkning på servicen og omsetningen i butikken (Anna-Malin Karlsson: «En arbetsdag i skriftsamhället», 2012).

Klart språk

Nick Moe-Pryce sier han har fått en mer strategisk tilnærming til skriving etter å ha tatt kurset.

– Skriving skal først og fremst være et samarbeid, ikke noe du sitter alene med, og jeg tenker nå på skrivearbeid mer som et prosjekt. Man må for eksempel først ta beslutninger ut fra hvor mange og hvem som kommer til å lese dette. Jeg jobber mye med generell informasjon som går på epost til flere hundre studenter. Da er det viktig å jobbe mye med teksten, slik at den blir lett å forstå for alle. Når man sender epost til én person kan man bruke mindre tid.

Skriving i jobbsammenheng er ofte et samarbeid. Her er Ellen Andenæs og kollega Ingrid Stock. Foto: Anne-Line Bakken

Han forteller at han satte stor pris på å dele erfaringer med de andre kursdeltagerne. Mange jobbet innen administrasjon og informasjon i det offentlige.

– Det var motiverende å jobbe så tett sammen med andre som hadde vært borti samme problemstillinger og som møter de samme utfordringene som meg.

Arbeidet med å gjøre språket i offentlige etater mer brukervennlig og forståelig har fått navnet «Klart språk i staten». Hvert år gis det ut «klarspråkpriser» og nettstedet klarspråk.no gir praktiske verktøy og råd for å skrive mer brukervennlig.

Andenæs forklarer at begrepet «klarspråk» har sin opprinnelse i det som kan kalles myndighetstekster, det vil si tekster som går fra myndigheter til én bestemt brukergruppe om én bestemt sak. Men ofte er det slik at samme tekst har ulike funksjoner og da blir skriving enda mer utfordrende. Teksten skal for eksempel både være juridisk holdbar og fortelle noe til flere ulike målgrupper. Da kan den etablerte sjangeren bli en hindring for kommunikasjon heller enn en ressurs.

– Hvilke jobber skal teksten gjøre? Om man ikke vet svaret på det, skal det godt gjøres å få en tekst til å fungere i kommunikasjon, avslutter Andenæs.