Tekst: Kaja Vik med flere *

Beste praksis

Dette positivt ladede utgangspunktet endret perspektivet og ga et sterkt fokus på de gode løsningene, noe som resulterte i utallige eksempler på beste praksis. Avinor ønsket å la erfaringene fra prosessen komme så mange som mulig til gode, og prosjektet brukes nå aktivt som case ved NTNUs etter- og videreutdanningskurs i prosjektledelse, hvor mantraet «Det er enklere å gjenta en god prestasjon enn å forbedre en som er dårlig!» er utgangspunktet.

– Det er enklere å gjenta en god prestasjon enn å forbedre en som er dårlig!

Om prosjektet

T2-prosjektet er et av Norges største landbaserte prosjekter. Formålet var å utvide kapasiteten ved flyplassen, bedre servicetilbudet og reiseopplevelsen og å styrke lufthavnens posisjon som knutepunkt for resten av Norge. Prosjektet var krevende da det ble gjennomført i tilknytning til en flyplass som var i full operativ drift. Dette gjorde at kompleksiteten og usikkerheten i prosjektet økte voldsomt. Oslo Lufthavn beskriver seg selv som en «kompakt flyplass» med korte gangavstander, og T2-prosjektet har styrket denne profilen. Prosjektet har økt flyplassens kapasitet fra ca. 23 til 32,5 millioner passasjerer per år. Kostnadsrammen på ca.14 mrd. kr (eks.mva.) gjør at dette blir klassifisert som et megaprosjekt.

Resultat

Utvidelsen av flyplassen ga ca. 50 % økt passasjerkapasitet og doblet de kommersielle arealene. Hele prosjektet ble gjennomført med minimale forstyrrelser for operativ drift og det har kun vært minimale avvik på sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø i utbyggingsperioden. Det er også god oppnåelse av de klassiske resultatmålene tid, kostnad og kvalitet og prosjektet er allerede i ferd med å innfri sine effekt- og forretningsmål. Dette er relativt unikt sammenlignet med andre internasjonale megaprosjekter. Prosjektet ble som avtalt ferdig i tide for sommertrafikken 2017, og leverte et bygg og infrastruktur som eieren, brukerne og passasjerene i denne evalueringen har uttrykt stor tilfredshet med. Prosjektet utmerker seg ved at prosjektet har holdt seg innenfor de gjeldende økonomiske rammer, noe som er ganske unikt for så store investeringsprosjekter. Forskning på mega-prosjekter rundt i Europa har vist at de som regel går over på både tid og kostnad. Inntjeningsgrunnlaget har økt bl.a. gjennom større kommersielle arealer og økt passasjergrunnlag.

– Forskning på mega-prosjekter rundt i Europa har vist at de som regel går over på både tid og kostnad

Sentrale læringspunkter

Under evalueringen av prosjektet ble det trukket frem spesielt 11 læringspunkter som er sentrale for å forstå hvorfor dette prosjektet ble vellykket:

1. Basere gjennomføringen av prosjektet på et best mulig og oppdatert business-case. I T2-prosjektet var det gjort en god jobb med å beskrive business-casen og hva man ønsket å oppnå i form av resultat- og forretningsmål. Business-caset ble løpende oppdatert og prosjekteieren var aktivt involvert.
2. Aktiv eierstyring. I T2-prosjektet var prosjekteierstyringen vurdert til å være både aktiv, tydelig og systematisk og har klart å utøve en god balanse mellom kontroll på den ene siden og det å gi prosjektet (utøvende ledd) handlingsrom nok til å få jobben gjort.
3. Legge forholdene til rette for god samhandling. I T2-prosjektet la man vekt på felles forståelse av målene, og utvikling av felles verdier som basis for samarbeid og samhandling. Det ble gjennomført gode prosesser for å sikre at målene og prioriteringene var modne og godt forankret ved prosjektoppstart. Det ble også lagt stor vekt på å gjennomføre prosesser i mellom aktørene i verdikjeden for å utvikle og sikre tillitsfullt og ærlig samhandling basert på felles verdier.
4. Prosjektledelse som er tett på. I T2-prosjektet var prosjekt-ledelsen tett på prosessene og alle aktørene i prosjektet. Prosjektet hadde et stort og sammensatt interessentbilde, samt at det var mange involverte aktører i verdikjedene. Prosjektledelsen hadde derfor gode og oppdaterte planer til enhver tid for å aktivt følge opp disse, noe som er en forutsetning for å være tett på.
5. Grundig prosjektering som grunnlag for effektiv prosjektgjennomføring.  T2-prosjektet brukte mye ressurser på prosjektering, og det har vært en forutsetning for å få det komplekse «puslespillet» til å gå opp.
6. Legge forholdene til rette for vellykket overlevering til drift. Suksessen til et prosjekt er i stor grad avhengig av hvor fort prosjektets leveranser blir tatt i bruk, gjør nytte for seg og gir avkastning til prosjektets eier(e). Dette la man stor vekt på i T2-prosjektet allerede fra starten.
7. Systematisk ferdigstillelse. Selv om ferdigstillelse handler om den siste fasen i prosjektet, legges grunnlaget for suksess med ferdigstillelsesprosessene med de valgene som fattes tidlig i prosjektet. T2-prosjektets kompleksitet og den trinnvise idriftsettelsen gjorde det helt nødvendig å ha et tydelig fokus på systematisk ferdigstillelse helt i fra prosjektets tidlige faser
8. Aktiv og innovativ bruk av BIM.  T2-prosjektet bestemte seg tidlig for å bruke BIM (Building Information Modelling) som verktøy for både prosjektering og bygging. I tillegg besluttet driftsorganisasjonen av Oslo Lufthavn at de vil legge den samme BIM-modellen til grunn for fremtidig drift og vedlikehold av flyplassen. Dette danner med andre ord en digital tvilling av flyplassen. Den tidlige etableringen og gjennomgående bruken av BIM har sikret gode prosesser og gode leveranser fra prosjekteringen, og utstrakt samlokalisering har forsterket disse effektene.
9. Håndtering av myndigheter, media og andre interessenter. T2-prosjektet har hatt gode erfaringer med å være i forkant og være pådriver i sin kontakt med myndigheter, media og andre interessenter. Prosjektet har utøvd gjennomgående solid interessentledelse overfor premissgivere og eksterne interessenter. Det er spesielt momenter under håndtering av myndighetssiden som i vesentlig grad representerer innovative/fremragende håndterte forhold som bør gjentas i fremtidige prosjekter.
10. Bekjempelse av sosial dumping og arbeidsmarkedskriminalitet.  Avinor har fått stor anerkjennelse for det arbeidet som T2-prosjektet har gjort for å bekjempe sosial dumping og arbeidsmarkedskriminalitet. T2-prosjektet satte en ny standard for hvordan dette bør håndteres, og utviklet flere nyttige dokumenter og hjelpemidler for å hjelpe medarbeidere og samarbeidspartnere til å navigere i et krevende lov- og regelverk.
11. Tilpasse og endre organisasjonen etter hvert som prosjektet utvikler seg. Et prosjekt endrer karakter og fokus underveis i et langt livsløp. Et viktig grep som T2-prosjektet gjorde var å tilpasse og endre organisasjonen etter hvert som prosjektet utviklet seg. T2-prosjektet har demonstrert at det å være tilpasningsdyktig virkelig har stor effekt.

Beste praksis inn i undervisningen

Et viktig prinsipp innen Etter- og videreutdanning er at studentene benytter relevante og realistiske case som grunnlag for sin læring. De sentrale læringspunktene T2-evalueringen overføres direkte til våre etter- og videreutdanningskurs.
Det er mye læring som ligger i grundige evalueringer. Det er av stor betydning for utviklingen av faget at man etterprøver og evaluerer reelle prosjekter, for å kunne bygge videre på de gode erfaringene og lære av sine feil. Å basere undervisningen på caser som T2-prosjektet er en kvalitetssikring av våre kurs. Vi ønsker at våre kursdeltakere skal kunne omsette fersk kunnskap i møte med de faktiske utfordringene som møter dem ute i feltet.

– Våre etter- og videreutdanningstilbud blir fortløpende oppdatert med våre nyeste resultater fra forskning og erfaringer fra praksis. T2-prosjektet er et godt eksempel på dette, og sikrer at vi hele tiden formidler den nyeste kunnskapen innen fagfeltet. sier førsteamanuensis Jan Alexander Langlo. Foto: Anne-Line Bakken

Hvorfor er forskningsbasert undervisning så viktig? Ifølge Jan Alexander Langlo, førsteamanuensis ved Institutt for maskinteknikk og produksjon, er beskrivelsene av faktiske case (som T2) eller konstruksjon av fiktive case basert på virkeligheten svært viktige som ledd i undervisningstilbudet. Dette fordi studentene lettere kjenner seg igjen i casene og kan diskutere problemstillinger ut ifra sine egne erfaringer.

* Denne artikkelen er basert på tekst fra “Evalueringen av T2-prosjektet ved Oslo Lufthavn. Sentrale læringspunkter og erfaringer fra gjennomføringen av Terminal 2-prosjektet ved Oslo Lufthavn Gardermoen» av forfatterne: Jan Alexander Langlo, Kari-Elisabeth Skotnes, Ole Jonny Klakegg, Kai Haakon Kristensen, Bjørn Andersen, Nils Olsson, Thor Bjørkvoll, Trine M. Stene.